Blog

by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Yönetimi İle İlgili Temel Bilgiler Nelerdir?

Roller Tanım
Yeni Doküman Talep Eden Yeni dokümanı talep eden kişidir. Dokümanı hazırlar, dokümana taslak bir isim verir ve yeni doküman nedenini belirtir.
Yönetim Temsilcisi Yeni doküman talebi ile ilgili tüm yönlendirmeleri ve kararları vere ve en sonunda dokümanı yürürlüğe alır.
Onaylayan Yeni doküman talebinde ilgili doküman türü için Onay işlemini yapan kişidir.
Kontrol Eden Onaylayanın ihtiyaç duyması halinde dokümanın kontrol edilmesi için gönderilen kişidir.
Görüş talep edilen Yeni Doküman talebinde Yönetim Temsilcisinden gelen Görüş taleplerine görüşünü bildirerek cevap verir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni Doküman Talebi Nasıl Oluşturulur?

yeni-dokuman-talebi
Yeni Doküman Talep eden tarafından kullanılan penceredir. Yeni dokümanın adını ve nedenini yazıp, dosyayı yükleyerek yeni doküman talebini başlatmış olursunuz. Yeni Doküman talebi sonucunda yönetim temsilcisine uyarı e-maili gider.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Adı Doküman adının belirtilir. Zorunlu alandır.
Dosya Yüklemek istenilen dosyanın bilgisayarda ki yerinin gösterildiği yerdir. Zorunlu alandır.
Notlar Yeni doküman talebinin nedeninin yazıldığı yerdir. Zorunlu alandır.
Oluştur Yeni doküman talebini başlatır.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Revizyon Talebi Nasıl Yapılır ?

yeni-dokuman-talebi

Doküman Revizyon talebini 2 şekilde yapabilirsiniz.
– Ana Menü > Doküman Yönetimi > Doküman Revizyon Talebi tıklayarak açılan sayfada revizyon talep edeceğini dokümanı seçebilirsiniz.
– Revizyon talebinde bulunacağınız dokümanın görüntüleme sayfasının en altında “Revizyon talebi gönder” tuşuna basarak yukarıdaki ekrana ulaşabilirsiniz.
Revizyon nedenini yazıp, isterseniz dosyayı yükleyerek doküman revizyon talebini başlatmış olursunuz. Doküman Revizyon talebi sonucunda yönetim temsilcisine uyarı e-maili gider.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Adı Dokümanın mevcut adıdır. Değiştirilemez.
Doküman Seçin Yüklemek istenilen dosyanın bilgisayarda ki yerinin gösterildiği yerdir. İsteğe bağlı alandır.
Revizyon Nedeni Doküman Revizyon talebinin nedeninin yazıldığı yerdir. Zorunlu alandır.
Doküman Adı Talep eden tarafından belirtilen doküman adını belirtir.
Gönder Doküman revizyon talebini başlatır.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Revizyon Talebi Ön Değerlendirme Nasıl Yapılır ?

yeni-dokuman-talebi-on-degerlendirmesi

Doküman Revizyon talebi anasayfa da “İşlem Bekleyen” dokümanlarda görülür. İnceleye basarak bu pencereye ulaşırız. Bu pencere Yönetim Temsilcisinin gelen talebi ilk değerlendirdiği ve talebin işlemlere devam edip etmeyeceğine karar verdiği penceredir. Yönetim temsilcisi gelen talebi kabul edebilir veya talebi geri çevirerek talep edene gerekli açıklamayı yapar.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Talep Eden Doküman Revizyon talebinde bulunanın isim ve görev bilgileri yer alır.
Talep Tarihi Talep tarihi bilgisidir.
Talep Notu Talep eden tarafından doküman revizyon talebinin nedeninin yazıldığı notu gösterir.
Doküman Adı Dokümanın mevcut adıdır.
Dosya Talep eden tarafından yazılıma yüklenen dosyanın indirildiği veya ön izleme yapıldığı yerdir. (Dosya yüklendiği zaman görünür)
İşlem

Yönetim temsilcisinin kararını belirttiği yerdir.
Talebi işleme al: Bir sonraki aşamaya alır.Talebi geri çevir: Talebi geri çevirerek talebi reddettiğinizi belirtir.

Devam Et – Kaydet İşleme devam etmenizi sağlayan tuştur.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni Doküman Talebi Nasıl İşleme Alınır?

yeni-dokuman-talebi-isleme-alma

Artık bu pencerede değerlendirilen ve olumlu bulunan talep yönetim temsilcisi tarafından;
– Görüşe gönderilebilir. (Birden fazla kişi)
– Onaylayana gönderebilir.
Yönetim Temsilcisi Görüşe gönderilmesini isterse göndermek istediği kişi/kişilerin seçimini yapar ve Görüş notunu yazarak görüşe gönderir. Görüşü talep edilen kişiler görüşlerini yazılımda girene kadar süreç devam etmez. Ama yönetim temsilcisi bu sayfanın en sonunda beliren “Görüşten gelmeyenleri atla” tuşu ile görüş taleplerini iptal ederek Dokümanı onaylayana gönderebilir.
Görüş geçmişini sayfanın en üstündeki “Görüş Geçmişi” sekmesinden takip edebilirsiniz.

yeni-dokuman-talebi-isleme-alma-2

 

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Talep Eden Yeni doküman talebinde bulunanın isim ve görev bilgileri yer alır.
Talep Tarihi Talep tarihi bilgisidir.
Talep Taslağı Talep eden tarafından yazılıma yüklenen dosyanın indirildiği veya ön izleme yapıldığı yerdir.
Doküman Adı Talep eden tarafından belirtilen doküman adıdır. Yönetim Temsilcisi isterse bu adı burada veya ileriki süreçlerde değiştirebilir. Değiştirilen şekilde süreçte devam eder.
Doküman Türü Dokümanın türünün seçildiği alandır.
Yeni Taslak Yönetim Temsilcisi Talep edenin orijinal dosyası yerine kendi düzenleyip yüklediği dokümanı sürece dahil edebilir.

Görüşe ve Onaya artık bu doküman gider.

Görüşe Gönderilsin mi? Görüşe gönderilip gönderilmeyeceğinin kararının verildiği yerdir.

Evet seçilirse Kime gönderileceği ve gönderilecek not yazma yeri çıkar.

Hayır seçilirse Onaylayanın seçildiği menü ortaya çıkar. Evet seçilirse Onaylayan kısmı çıkmaz. Sadece görüşe gönderilebilir.

 

Onaylayan Onaya göndereceğiniz kişinin seçiminin yapıldığı yerdir. Kuruluşunuzun doküman kontrol prosedürüne göre Onaylayanı seçmeniz gerekir.
Devam Et – Kaydet İşlemi seçtikten sonra işleme göre ekran değiştiren tuştur.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni Doküman Talebine Nasıl Görüş Bildirilir?

yeni-dokuman-talebine-gorus-bildirme

Doküman talebi ile ilgili Yönetim temsilcisi görüş talep ettiğinde Görüşü talep edilen kişiye otomatik e-mail gelir. Anasayfa’ da “Bekleyen işleriniz” sekmesinin altında “Görüşünüzü bekleyen dokümanlar” dan bu sayfaya ulaşabilirsiniz. Görüşü talep edilen kişi notunu yazarak kaydeder ve yönetim temsilcisine görüş notunun oluştuğuna dair otomatik e-mail gider.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Görüş Notunuz Görüşü talep edilen kişinin görüşünü yazdığı metin kutusu.
Devam Et – Kaydet Görüşü kaydeder ve Yönetim Temsilcisine otomatik uyarı e-maili atar.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni Doküman Talebi Onayı Nasıl Yapılır?

yeni-dokuman-talebi-onayi

Yönetim Temsilcisi Doküman Kontrol Prosedürü gereği Onaya gönderdiği Onaylayan tarafından görülen penceredir.

Onaylayanın Anasayfasında “Bekleyen Dokümanlar”ın altında “Onayınızı Bekleyen Dokümanlar” kısmından ulaşabilir.

Onaylayan dokümanı;

  • Kontrole gönderebilir (Kontrole Gönder)
  • Talebi onaylayabilir (Talebi onayla)
  • Talebi reddedebilir (Talebi reddet)
  • Dokümanda değişiklik yapılmasını talep edebilir (Dokümanda değişiklik yapılsın)

Dokümanı kontrole gönderi seçtiği zaman Görüş alınması adımları gibi çalışır. Kontrol eden kişiden doküman ile ilgili yorumu alınmaktadır.

Talebi onaylarsa işlem bir sonraki aşamaya geçer.

Talebi reddederse işlem “Yeni Doküman Talebi Ön Değerlendirme (4.2.)” ekranına döner. Yönetim temsilcisi dokümanı geri çevirerek red nedenini yazar. Red nedeni Yeni doküman talebinde bulunan kişiye otomatik e-mail olarak gönderilir. Yeni doküman talebi reddedilmiş olur. yönetim temsilcisi isterse talebi tekrar işleme alabilir.

Dokümanda değişiklik talep edilirse işlem “Yeni Doküman Talebini İşleme Alma (4.3.)” ekranına dönerek aynı işlemlere tabi tutulur.

Yukarıdaki işlemlerde Onaylayan tarafından yazılan not bir sonraki işlemlerde görünür.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
İşlem Takipteki işlemlerden birini seçebilirsiniz.

– Kontrole Gönder
– Talebi onayla
– Talebi reddet
– Dokümanda değişiklik yapılsın

Notunuz Notunuzu girdiğiniz alandır.
Kaydet Notunuzu kaydeder ve seçtiğiniz işleme göre işleyişe yön verir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni Dokümanı Yayınlama İşlemi Nasıl Yapılır?

yeni-dokumani-yayinlama
Yeni doküman talebi işlemlerinin son sayfasıdır. Bu sayfada doküman bilgilerini oluşturup yürürlüğe alınır. Dokümanın;
– Türü
– Süreci,
– Kodu,
– Hazırlayanı,
– Kontrol edeni,
– Onaylayanı,
– Yürürlük tarihi,
– Kimlere dağıtılacağı,
– Kimin sorumluluğunda olduğu,
– Kimler indirebilecek,
– Kimler yazdırabilecek,
– Ne tür anahtar kelimeler ile aramalarda çıkabileceği,
bilgileri girilir/düzenlenir.
Bu aşamada eğer yönetim temsilcisi durumu değiştirmezse dağıtımı yapılan kişilere yazılım tarafından otomatik bilgilendirme e-maili gönderilmektedir.
Yazılım Doküman türü ve ilgili sürecine göre otomatik Doküman kodu oluşturmaktadır. Doküman kodu oluşturulması sırasında lütfen öncelikle Doküman Türünü seçiniz daha sonra süreci seçiniz. Bu seçimleri sıra ile yaparsanız yazılım size otomatik kodu ekranda gösterecektir.
Bu aşamada daha önce sisteme talep eden/yönetim temsilcisi yüklenmiş dokümanı yürürlüğe sokar. İsterseniz yürürlüğe koyulacak dokümanı değiştirebilirsiniz.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Türü Dokümanın ait olduğu türü seçebilirsiniz.
Süreç Seçiniz Dokümanın ait olduğu süreci seçebilirsiniz.
Doküman Kodu Dokümanın yazılım üzerindeki kodudur.

DİKKAT: Doküman kodu yukarıdaki Doküman türü ve Süreç alanlarına bağlı olarak oluşur. Lütfen bu alanları sıra ile seçiniz.

Doküman Adı Dokümanın adıdır. Değiştirebilirsiniz.
Onaylı Dosya Yeni doküman talebi süreci içerisinde onaylanmış dokümandır. Eğer bir sonraki alanda yeni bir doküman eklemezseniz bu doküman yürürlüğe girer.
Yeni Dosya Onaylanmış dosya yerine, düzenlenmiş kodu verilmiş dokümanı buradan ekleyebilirsiniz. Bu kısma ekleme yaparsanız, ekleme yaptığınız doküman yürürlüğe girecektir.
Yürürlük Tarihi Dokümanın yürürlüğe girdiği gündür. İlerki bir tarih seçerseniz, seçtiğiniz tarih itibariyle dokümana ulaşabilirsiniz.
Dağıtım Dokümanı görebilecek/ulaşabileceği kişilerin seçildiği alandır. Dağıtım Görev bazında yapılmaktadır. O göreve sahip kişi/kişiler dokümana ulaşabilmektedirler.
Hazırlayan Yeni doküman talep eden kişi otomatik çıkar. Doküman Kontrol prosedürünüze göre değişiklik yapabilirsiniz.
Kontrol Eden Onaylayan tarafından Kontrole gönderilen kişi burada çıkar.
Onaylayan Yeni doküman talebi sürecinde talebi Onaylayan kişi otomatik olarak çıkar ve değiştirilemez.
Sorumlular Dokümanının asıl sahibi/leridir.
İndirebilme yetkisi Dağıtımı yapılacak kişilerden bu dokümanı indirebilme yetkisinin verildiği yerdir.
Yazdırabilme yetkisi Dağıtımı yapılacak kişilerden bu dokümanı yazdırabilme yetkisinin verildiği yerdir.
Anahtar Kelime Yazılım içerisinde doküman araması yapıldığında çıkmasını istediğiniz kelimeleri arasına virgül koyarak yazabilirsiniz.
İşlemlerimde görünsün “Evet” seçerseniz Dağıtımı yapılan kişilerde anasayfada Yürürlüğe giren dokümanlar sekmesinde görünecektir.
E-posta gönderilsin “Evet” seçerseniz dağıtımı yapılan kişilere e-mail ile otomatik yürürlüğe giren doküman uyarı yapılacaktır.
Kaydet & Yürürlüğe girsin Girilen bilgileri kaydeder ve dokümanı yürürlüğe alır.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Revizyon Talebi Nasıl İşleme Alınır ?

Artık bu pencerede değerlendirilen ve olumlu bulunan talep yönetim temsilcisi tarafından;
– Görüşe gönderilebilir, (Birden fazla kişi)
– Hazırlayana gönderebilir,
– Onaylayana gönderebilir.
Yönetim Temsilcisi Görüşe gönderilmesini isterse göndermek istediği kişi/kişilerin seçimini yapar ve Görüş notunu yazarak görüşe gönderir. Görüşü talep edilen kişiler görüşlerini yazılımda girene kadar süreç devam etmez. Ama yönetim temsilcisi bu sayfanın en sonunda beliren “Görüşten gelmeyenleri atla” tuşu ile görüş taleplerini iptal ederek Dokümanı onaylayana gönderebilir.
Görüş geçmişini sayfanın en üstündeki “Görüş Geçmişi” sekmesinden takip edebilirsiniz.
Yönetim Temsilcisi Hazırlayana göndermek isterse göndermek istediği kişinin seçimini yaparak hazırlayana gönderir. Hazırlayan kişi hazırladığı dosyayı yazılımda girene kadar süreç devam etmez.
Yönetim Temsilcisi, Görüşe veya hazırlayana göndermeden direk Onaylayana talebi gönderebilir.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Talep Eden Doküman Revizyon talebinde bulunanın isim ve görev bilgileri yer alır.
Talep Tarihi Talep tarihi bilgisidir.
Talep Taslağı Talep eden tarafından yazılıma yüklenen dosyanın indirildiği veya ön izleme yapıldığı yerdir.
Doküman Adı Dokümanın mevcut adıdır. Yönetim Temsilcisi isterse bu adı burada veya ileriki süreçlerde değiştirebilir. Değiştirilen şekilde süreçte devam eder.
Doküman Türü Dokümanın türünün belirtildiği alandır.
Talep Taslağı Doküman revizyon talep eden tarafından yüklenmiş dokümandır.
Görüşe ve hazırlayana bu doküman gider.
Görüşe Gönderilsin mi? Görüşe gönderilip gönderilmeyeceğinin kararının verildiği yerdir.
Evet seçilirse Kime gönderileceği ve gönderilecek not yazma yeri çıkar.
Hayır seçilirse Hazırlayanın seçildiği menü ortaya çıkar. Evet seçilirse Hazırlayan kısmı çıkmaz. Sadece görüşe gönderilebilir.
Hazırlayana gitsin mi? Hazırlayana gönderilip gönderilmeyeceğinin kararının verildiği yerdir.
“Evet” seçilirse Doküman kontrol prosedürüne göre seçilecek kişinin belirlendiği alan ortaya çıkar.
“Hayır” seçilirse Onaylanın seçildiği alan ortaya çıkar.
Yeni Taslak Görüşe veya hazırlayana gönderilmemiş Doküman revizyon talebinde Yönetim temsilcisi dokümanda değişiklik yapıp Talebin bundan sonra işlemlerinde kullanılmak üzere Doküman yükleyebilir. İsteğe bağlıdır.
Onaylayan Doküman yayına alınırken seçilen kişinin bilgisinin çıkar. Değiştirilemez.
Devam Et – Kaydet İşlemi seçtikten sonra işleme göre ekran değiştiren tuştur.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Revizyon Talebine Görüş Bildirme Nasıl Yapılır ?

Doküman talebi ile ilgili Yönetim temsilcisi görüş talep ettiğinde Görüşü talep edilen kişiye otomatik e-mail gelir. Anasayfa’ da “Bekleyen işleriniz” sekmesinin altında “Görüşünüzü bekleyen dokümanlar” dan bu sayfaya ulaşabilirsiniz. Görüşü talep edilen kişi notunu yazarak kaydeder ve yönetim temsilcisine görüş notunun oluştuğuna dair otomatik e-mail gider.
4.4-dokuman-revizyon-talebini-isleme-alma

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Görüş Notunuz Görüşü talep edilen kişinin görüşünü yazdığı metin kutusu.
Devam Et – Kaydet Görüşü kaydeder ve Yönetim Temsilcisine otomatik uyarı e-maili atar.
Top