Blog

by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni DÖF’ün ve Kök Nedenin Belirlenmesi Nasıl Yapılır?

Yeni DÖF’ün ve Kök Nedenin Belirlenmesi Nasıl Yapılır?
yeni-dof-kok-neden-belirlenmesi
Yeni DÖF talebi DÖFİ Sorumlusunun hesabında ana sayfada İyileştirmeler ile ilgili işlem bekleyen faaliyetler altında “İşlem Bekleyen DÖF ‘ler” de görülür. İlgili DÖF isteğine basarak bu pencereye ulaşırız.

Bu pencerede DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) gelen talebi değerlendirir. İhtiyaç duyar ise uygunsuzluğa sebep olan Kök nedenleri buraya yazarak kaydeder.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Tarih DÖF İsteğinin oluşturulduğu tarihtir.
DÖF No Yazılım tarafından takip numarasıdır.
Kimden DÖF isteğinde bulunan kişidir.
Kime DÖFİ Sorumlusu / Süreç Sahibidir.
DÖF Türü DÖF türü
DÖF Nedeni DÖF nedeni
Bilgilendirilen Oluşturulan DÖF isteği hakkında bilgilendirilen kişilerdir.
Uygunsuzluk Tanımı DÖFİ başlatırken girilen uygunsuzluk tanımıdır.
Ekler Uygunsuzluk ile ilgili kanıt dokümanıdır. İndirilebilir ve görüntülenebilir.
Kök Nedenler Uygunsuzluğa sebep olan kök nedenlerin belirlenmesi’nden sonra kayıt altına alındığı alandır. Sadece DÖFİ Sorumlusu ve Yönetim Temsilcisi bu alana müdahale edebilir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni DÖF’te Faaliyetler Nasıl Planlanır?

Faaliyetler Nasıl Planlanır?

yeni-dof-faaliyet-planlamasi

DÖF Takip Listesinde ilgili DÖF’ ün içerisine girildiğinde de ulaşılabilir. Bir önceki bölümde KÖK nedenin belirlendiği bölümün altındadır.

Uygunsuzluğun giderilmesi için yapılması gereken faaliyetlerin oluşturulduğu bölümdür. Faaliyet, sorumlusu ve termin tarihi girilerek faaliyet sorumlusuna atama yapılır ve alt kısımda bulunan Yapılacak Faaliyetler Listesine eklenir. Faaliyet Durumu “Bekleme” olarak atanır. Durumu Kırmızı top ile simgelenir. Faaliyet sorumlusu otomatik e-mail ile bilgilendirilir.

Birden fazla faaliyet oluşturulabilir.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Faaliyetin Adı Faaliyetin yazıldığı yerdir.
Sorumlu Faaliyet sorumlusunun seçildiği yerdir.
Termin Tarihi Faaliyetin bitmesi gereken tarihin girildiği yerdir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

DÖF’e Atanan Faaliyetlerin İncelenmesi Nasıl Yapılır?

yeni-dof-faaliyetlerin-incelenmesi

yeni-dof-faaliyetlerin-incelenmesi-2Faaliyet Sorumlusu Anasayfadan veya ilgili DÖFİ’ nin içindeki Yapılacak Faaliyet Listesinden bu sayfaya ulaşabilir. Faaliyet sorumlusu, üzerine atanan faaliyeti inceler. İnceleme sonucunda faaliyet durumuna göre takipteki tabloya göre ilgili kişiler işlem yapabilir.

Faaliyet durumu ile ilgili durumlar ve DÖFİ deki durumlara etkisi:

Faaliyet Durumu DÖFİ Durumu
(Takip Listesinde)
Sonuç
Beklemede
(Kırmızı Top)
Beklemede
(Kırmızı Balon)
Faaliyet sorumlusunun Faaliyeti incelemeli ve sonuç olarak eğer faaliyet uygun ise Faaliyet Durumunu “İşlem Başlatıldı” olarak veya Faaliyett uygun değilse Faaliyet Durumunu “Değişiklik Talebi” olarak seçmeli ve notunu girerek güncellemeli.
Değişiklik Talebi
(Yanıp Sönen Kırmızı Top)
Beklemede
(Kırmızı Balon)
DÖFİ Sorumlusu değişiklik talebi ile ilgili gerekli düzenlemeyi yapmalı.
İşlem Başlatıldı
(Sarı Top)
(Yanıp Sönen Sarı Top: Termin tarihi geçtiğinde)
İşlem Başlatıldı
(Sarı Top)
(Yanıp Sönen Sarı Top: Termin tarihi geçtiğinde)
Faaliyet sorumlusu faaliyet ile ilgili işlem bitince “İşlem Tamamlandı” olarak güncelleme yapmalı. Eğer durumu güncellemeden Termin tarihi geçer ise Sarı Top yanıp sönmeye başlar.
İşlem Tamamlandı
(Yeşil Top)
İşlem Tamamlandı
(Yeşil Top)
Yönetim temsilcisi yapılan faaliyeti kontrol etmeli. Faaliyet/ler tamamlanmış ise DÖF’ ü kapatmalı. Aksi durumda Faaliyet durumunu “Beklemede” almalı.
ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Faaliyet Oluşturulan faaliyet bilgisidir. DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) ve Yönetim temsilcisi değişiklik yapabilir.
Sorumlular Faaliyet sorumlusudur. DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) ve Yönetim temsilcisi değişiklik yapabilir.
Termin Tarihi Faaliyetin tamamlanması için belirlenen termin tarihidir. DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) ve Yönetim temsilcisi değişiklik yapabilir.
Durum Düzenle DÖFİ Sorumlusunun (Süreç Sahibi), Yönetim temsilcisinin ve Faaliyet Sorumlusunun seçim yaparak Faaliyetin durumunu değiştiren alandır.
Sorumlu Notu DÖFİ Sorumlusunun (Süreç Sahibi), Yönetim temsilcisinin ve Faaliyet Sorumlusunun faaliyet durumunda yapacağı güncelleme ile ilgili notun yazıldığı yerdir.
Güncelle Bu tuşa basarak yukarıda yapılan durum güncellemesi ve not aşağıdaki mesajlar alanında çıkar.
Mesajlar Kaydedilen durum güncellemeleri ve notlar ile DÖFİ Sorumlusunun (Süreç Sahibi), Yönetim temsilcisinin ve Faaliyet Sorumlusu aralarındaki iletişimlerini bu alandan sağlarlar.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

DÖF Nasıl Kapatılır?

dof-nasil-kapatilir

DÖF ile ilgili tüm faaliyetler tamamlanması sonucu DÖF Takip listesinde DÖF durumu İşlem Tamamlandı (Yeşil Top) olarak görünür. İşlemleri tamamlanmış DÖF’ leri gören Yönetim temsilcisi ilgili DÖF’ ün içerisine girerek Faaliyetleri inceler ve gerekli kontrollerini yapar.

DÖF sayfasının en altında bulunan kırmızı “DÖF SONLANDIR” tuşuna basarak yukarıdaki sayfayı açar. Bu tuşu sadece Yönetim Temsilcisi görebilir. Sadece Yönetim Temsilcisi DÖF kapatma yetkisine sahiptir.

Kapatma bilgisi ile ilgili notu girerek EVET tuşuna basar.

Kapanan DÖF, KAPATILMIŞ DÖFİ TAKİP LİSTESİ’ ne geçer.

by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Kayıtlar Listesi Nedir? Nasıl Kullanılır?

kayitlar-listesi-penceresiAna Menü > Doküman Yönetimi > Kayıtlar Listesi patikası ile bu sayfaya ulaşabilirsiniz.

Ekranın Sağ üst köşedeki Yazdır tuşuna tıklayarak Kayıtlar Listesini PDF halde bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Örnek PDF halinin görüntüsü takipteki gibidir. Formda daha önce yüklediğiniz şirketinizin logosu otomatik olarak görünür.

Kayıtlar Listesi

kayitlar-listesi

 

by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni Kayıt Oluştur Penceresi Nasıl Kullanılır?

yeni-kayit-olustur-penceresiYeni Kayıt Oluştur Penceresi

Bu sayfada sorumlusu olduğunuz dokümanları seçerek onların nerede ne kadar saklanması gerektiğini kaydedebilirsiniz.

Oluştur düğmesine tıkladığınızda girdiğiniz bilgiler Yönetim Temsilcisine gidecek. Yönetim Temsilcisi onayladıktan sonra Kayıtlar listesinde görebilirsiniz.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Seçiniz Sorumlusu, hazırlayanı, onaylayanı veya süreç sahibi olduğunuz dokümanları listeler. Düzenlemek istediğiniz dokümanı seçiniz.
Sorumlu Seçiniz Dokümanın saklama sorumlusunu seçiniz.
Dosyada Saklama Süresi Kaydın dosyada saklama süresini yazınız.
Saklama Süre Birimi Dosyada Saklama süre birimini seçiniz. (Gün, ay, yıl)
Arşivde Saklanacak mı? Kaydın arşivde de saklanıp saklanmayacağını seçiniz.
Evet: Seçerseniz diğer alanlar çıkar.
Hayır: Seçerseniz herhangi bir alan çıkmaz. Kaydın arşivde saklanmayacağı anlamına gelir.
Arşiv Süresi Kaydın arşivde saklama süresini yazınız.
Saklama Süre Birimi Arşivde Saklama süre birimini seçiniz. (Gün, ay, yıl)
Gönder Kaydeder ve Yönetim Temsilcisinin onayına sunar.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yürürlükte Olan Dokümanlar Listesi Nasıl Kullanılır?

yururlukte-olan-dokumanlar-listesi
Ana Menü > Doküman Yönetimi > Yürürlükte Olan Dok. Listesi patikası ile bu sayfaya ulaşabilirsiniz.

Ekranın Sağ üst köşedeki Yazdır tuşuna tıklayarak Yürürlükte Olan Doküman Listesini PDF halde bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Örnek PDF halinin görüntüsü takipteki gibidir. Formda daha önce yüklediğiniz şirketinizin logosu otomatik olarak görünür.
yururlukte-olan-dokumanlar-listesi-2

Top