Doküman Yönetimi

by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Revizyon Talebi Nasıl Hazırlanır ?

 

Doküman Revizyon Talebi Nasıl Hazırlanır

Hazırlayan, bu ekrana Ana sayfadaki “Bekleyen Dokümanlar”ın altında “Hazırlamanızı bekleyen dokümanlar” den ulaşabilir. Bu ekranda Hazırlayan sorumluluğunda gelen talebe göre dokümanda gerekli düzenlemeleri yaparak sürece yüklediği ekrandır.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Talep Dosyası Doküman revizyon talep eden tarafından yüklenmiş dokümandır.
Dosyanız Hazırlayan tarafından düzenlenmiş dokümanın eklendiği yerdir.
Not Hazırlayan tarafından Yönetim Temsilcisine iletilen Nottur.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Revizyon Talebi Nasıl Onaylanır ?

Yönetim Temsilcisi Doküman Kontrol Prosedürü gereği Onaya gönderdiği Onaylayan tarafından görülen penceredir.
Onaylayanın Ana sayfasında “Bekleyen Dokümanlar” ın altında “Onayınızı Bekleyen Dokümanlar” kısmından ulaşabilir.
Onaylayan dokümanı;
– Kontrole gönderebilir (Kontrole Gönder)
– Talebi onaylayabilir (Talebi onayla)
– Talebi reddedebilir (Talebi reddet)
– Dokümanda değişiklik yapılmasını talep edebilir (Dokümanda değişiklik yapılsın)
Dokümanı kontrole gönderi seçtiği zaman Görüş alınması adımları gibi çalışır. Kontrol eden kişiden doküman ile ilgili yorumu alınmaktadır.

Talebi onaylarsa işlem bir sonraki aşamaya geçer.
Talebi reddederse işlem “Doküman Revizyon Talebi Ön Değerlendirme (4.2.)” ekranına döner. Yönetim temsilcisi dokümanı geri çevirerek red nedenini yazar. Red nedeni Doküman Revizyon talebinde bulunan kişiye otomatik e-mail olarak gönderilir. Doküman Revizyon talebi reddedilmiş olur. yönetim temsilcisi isterse talebi tekrar işleme alabilir.
Dokümanda değişiklik talep edilirse işlem “Doküman Revizyon Talebini İşleme Alma (4.3.)” ekranına dönerek aynı işlemlere tabi tutulur.
Yukarıdaki işlemlerde Onaylayan tarafından yazılan not bir sonraki işlemlerde görünür.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
İşlem Takipteki işlemlerden birini seçebilirsiniz.
– Kontrole Gönder
– Talebi onayla
– Talebi reddet
– Dokümanda değişiklik yapılsın
Notunuz Notunuzu girdiğiniz alandır.
Kaydet Notunuzu kaydeder ve seçtiğiniz işleme göre işleyişe yön verir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman iptal talebi nasıl yapılır?

dokuman-iptal-talebi-penceresi

Doküman iptal talebini 2 şekilde yapabilirsiniz.

  • Ana Menü > Doküman Yönetimi > Doküman İptal Talebi tıklayarak açılan sayfada iptalini talep edeceğiniz dokümanı seçebilirsiniz.
  • İptal talebinde bulunacağınız dokümanın görüntüleme sayfasının en altında “İptal talebi gönder” tuşuna basarak yukarıdaki ekrana ulaşabilirsiniz.

İptal nedenini yazarak iptal talebini başlatmış olursunuz. Doküman iptal talebiniz sonucunda yönetim temsilcisine uyarı e-maili gider.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Adı Dokümanın mevcut adıdır. Değiştirilemez.
İptal Nedeni Doküman iptal talebinin nedeninin yazıldığı yerdir. Zorunlu alandır.
Gönder Doküman iptal talebini başlatır.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman İptal Talebi Nasıl Görüntülenir?

dokuman-iptal-talebi-goruntuleme

Doküman iptal talebi anasayfa da “İşlem Bekleyen” dokümanlarda görülür. İnceleye basarak bu pencereye ulaşırız. Bu pencere Yönetim Temsilcisinin gelen talebi ilk değerlendirdiği ve talebin onaya gönderilip gönderilmeyeceğini karar verdiği penceredir. Yönetim temsilcisi gelen talebi onaya gönderebilir veya talebi geri çevirerek talep edene gerekli açıklamayı yapar.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Adı Dokümanın adıdır.
Doküman Kodu Dokümanın kodudur.
Talep Eden Doküman iptal talebinde bulunanın kişidir.
Talep Tarihi Talep tarihi bilgisidir.
Talep Nedeni Talep eden tarafından Doküman iptal talebinin nedeninin yazıldığı notu gösterir.
İşlem Yönetim temsilcisinin kararını belirttiği yerdir.
İptal talebini onaya gönder: Talebi onaylayana iletir.
İptal talebini geri çevir: Talebi geri çevirerek talebi reddettiğinizi belirtir.
Onaylayanı Seçiniz Doküman yürürlüğe alınırken onaylayan kişidir.
İşlem Notunuz Onaylayana ileteceğiniz nottur.
İşlemi Kaydet İşleme devam etmenizi sağlayan tuştur.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman Revizyon Yayınlama Nasıl Yapılır ?

4-7-dokuman-revizyon-yayinlama

Doküman Revizyon talebi işlemlerinin son sayfasıdır. Bu sayfada doküman bilgilerini oluşturup yürürlüğe alınır. Dokümanın;
– Adı
– Hazırlayanı,
– Kontrol edeni,
– Onaylayanı,
– Kimlere dağıtılacağı,
– Kimin sorumluluğunda olduğu,
– Kimler indirebilecek,
– Kimler yazdırabilecek,
– Ne tür anahtar kelimeler ile aramalarda çıkabileceği,
bilgileri girilir/düzenlenir.
Bu aşamada eğer yönetim temsilcisi durumu değiştirmezse dağıtımı yapılan kişilere yazılım tarafından otomatik bilgilendirme e-maili gönderilmektedir. Doküman revizyon numarası bir artar. Bu aşamada daha önce sisteme talep eden/yönetim temsilcisi yüklenmiş dokümanı yürürlüğe sokar. İsterseniz yürürlüğe koyulacak dokümanı değiştirebilirsiniz.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Adı Dokümanın adıdır. Değiştirebilirsiniz.
Onaylı Dosya Doküman Revizyon talebi süreci içerisinde onaylanmış dokümandır. Eğer bir sonraki alanda yeni bir doküman eklemezseniz bu doküman yürürlüğe girer.
Yeni Dosya Onaylanmış dosya yerine, düzenlenmiş kodu verilmiş dokümanı buradan ekleyebilirsiniz. Bu kısma ekleme yaparsanız, ekleme yaptığınız doküman yürürlüğe girecektir.
Dağıtım Dokümanı görebilecek/ulaşabileceği kişilerin seçildiği alandır. Dağıtım Görev bazında yapılmaktadır. O göreve sahip kişi/kişiler dokümana ulaşabilmektedirler.
Hazırlayan Dokümanı hazırlayan kişi otomatik çıkar. Doküman Kontrol prosedürünüze göre değişiklik yapabilirsiniz.
Revize Eden Doküman Revizyon talebinde bulunan kişi burada otomatik gelir.
Kontrol Eden Onaylayan tarafından Kontrole gönderilen kişi burada çıkar.
Onaylayan Doküman Revizyon talebi sürecinde talebi Onaylayan kişi otomatik olarak çıkar ve değiştirilemez.
Sorumlular Dokümanının asıl sahibi/leridir.
İndirebilme yetkisi Dağıtımı yapılacak kişilerden bu dokümanı indirebilme yetkisinin verildiği yerdir.
Yazdırabilme yetkisi Dağıtımı yapılacak kişilerden bu dokümanı yazdırabilme yetkisinin verildiği yerdir.
Anahtar Kelime Yazılım içerisinde doküman araması yapıldığında çıkmasını istediğiniz kelimeleri arasına virgül koyarak yazabilirsiniz.
İşlemlerimde görünsün “Evet” seçerseniz Dağıtımı yapılan kişilerde anasayfada Yürürlüğe giren dokümanlar sekmesinde görünecektir.
E-posta gönderilsin “Evet” seçerseniz dağıtımı yapılan kişilere e-mail ile otomatik yürürlüğe giren doküman uyarı yapılacaktır.
Kaydet & Yürürlüğe girsin Girilen bilgileri kaydeder ve dokümanı yürürlüğe alır.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman İptal Talebi Nasıl Onaylanır?

dokuman-iptal-talebi-onayi-nasil-yapilir

Dokümanın iptal edilip edilmeyeceğine karar verilen penceredir.

Onaylayan;

  • İptal talebini onaylayabilir
  • İptal talebini reddedebilir,
  • Başka bir kişiden görüş almak isteyebilir

Onaylayan görüşe gönderilmesini isterse göndermek istediği kişinin seçimini yapar ve Görüş notunu yazarak görüşe gönderir. Görüşten gelmesini beklemeden diğer işlemlere devam edebilir.

Onaylayan İptal Talebini reddederse, Doküman İptal Talebi Görüntüle Penceresine (4.2.) yani yönetim temsilcisine geri döner. Yönetim temsilcisi doküman iptal talebi ile ilgili 4.2. deki işlemleri uygulayabilir.

Onaylayan İptal Talebini onaylarsa, otomatik olarak Doküman iptal edilir, yönetim temsilcisine ve doküman iptal talebinde bulunan kişiye Onaylayanın notunun da bulunduğu otomatik e-mail gider.

Dağıtımda olan kullanıcılar Ana sayfada iptal edilen dokümanların isimlerine ulaşabilirler.

dokuman-iptal-talebi-onayi-nasil-yapilir-2

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Talep Eden Doküman iptal talebinde bulunanın isim ve görev bilgileri yer alır.
Talep Tarihi Talep tarihi bilgisidir.
Talep Taslağı Talep eden tarafından yazılıma yüklenen dosyanın indirildiği veya ön izleme yapıldığı yerdir.
Doküman Adı Dokümanın mevcut adıdır. Yönetim Temsilcisi isterse bu adı burada veya ileriki süreçlerde değiştirebilir. Değiştirilen şekilde süreçte devam eder.
Doküman Türü Dokümanın türünün belirtildiği alandır.
Talep Taslağı Doküman iptal talep eden tarafından yüklenmiş dokümandır.

Görüşe ve hazırlayana bu doküman gider.

Görüşe Gönderilsin mi? Görüşe gönderilip gönderilmeyeceğinin kararının verildiği yerdir.

Evet seçilirse Kime gönderileceği ve gönderilecek not yazma yeri çıkar.

Hayır seçilirse Hazırlayanın seçildiği menü ortaya çıkar. Evet seçilirse Hazırlayan kısmı çıkmaz. Sadece görüşe gönderilebilir.

Hazırlayana gitsin mi? Hazırlayana gönderilip gönderilmeyeceğinin kararının verildiği yerdir.

“Evet” seçilirse Doküman kontrol prosedürüne göre seçilecek kişinin belirlendiği alan ortaya çıkar.

“Hayır” seçilirse Onaylanın seçildiği alan ortaya çıkar.

Yeni Taslak Görüşe veya hazırlayana gönderilmemiş Doküman iptal talebinde Yönetim temsilcisi dokümanda değişiklik yapıp Talebin bundan sonra işlemlerinde kullanılmak üzere Doküman yükleyebilir. İsteğe bağlıdır.
Onaylayan Doküman yayına alınırken seçilen kişinin bilgisinin çıkar. Değiştirilemez.
Devam Et – Kaydet İşlemi seçtikten sonra işleme göre ekran değiştiren tuştur.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman şablonları nasıl yapılır ?

2-1-dokuman-sablonlari-penceresi

Daha önce Yönetim Temsilcisi tarafından yüklenen şablonları, kullanıcılar bu pencereden indirebilirler.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Şablon Adı Doküman Türüne ait şablonunun adıdır.
Doküman Türü Doküman türünü belirtir.
Doküman Alan Doküman türünün hangi Alana ait olduğunu belirtir.
Görüntüle Şablonu bilgisayarınıza indirmenize yarar.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Doküman İptal Talebi Nasıl Yapılır ?

2-1-dokuman-iptal-talebi-penceresi
Bu pencereye ulaşan kullanıcı öncelikle üzerine bağlanacak Dokümanı seçer. Kullanıcı sadece kendisinin sorumluluğunda, hazırlayan veya onaylayan olan dokümanları seçebilir.
Doküman seçiminden sonra sayfa yenilenerek İlgili doküman/ları seçer ve kaydeder. Eğer daha önce kaydedilmiş bir doküman varsa Doküman seçimi yapıldığında ilgili dokümanlarda gösterilecektir.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Seçiniz Sorumlusu, hazırlayanı veya onaylayanı olduğunuz dokümanları listeler. Üzerine bağlanmak istenen dokümandır. Lütfen Doküman hiyerarşisinde üst hiyerarşide olan dokümanı seçiniz.
İlgili Seçiniz Yukarıdaki alanda seçilen dokümana bağlanmak istenen dokümanı/ları seçebilirsiniz.
Gönder İlgili dokümanı/ları kaydeder.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Kayıtlar Listesi Nedir? Nasıl Kullanılır?

kayitlar-listesi-penceresiAna Menü > Doküman Yönetimi > Kayıtlar Listesi patikası ile bu sayfaya ulaşabilirsiniz.

Ekranın Sağ üst köşedeki Yazdır tuşuna tıklayarak Kayıtlar Listesini PDF halde bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Örnek PDF halinin görüntüsü takipteki gibidir. Formda daha önce yüklediğiniz şirketinizin logosu otomatik olarak görünür.

Kayıtlar Listesi

kayitlar-listesi

 

by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni Kayıt Oluştur Penceresi Nasıl Kullanılır?

yeni-kayit-olustur-penceresiYeni Kayıt Oluştur Penceresi

Bu sayfada sorumlusu olduğunuz dokümanları seçerek onların nerede ne kadar saklanması gerektiğini kaydedebilirsiniz.

Oluştur düğmesine tıkladığınızda girdiğiniz bilgiler Yönetim Temsilcisine gidecek. Yönetim Temsilcisi onayladıktan sonra Kayıtlar listesinde görebilirsiniz.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Seçiniz Sorumlusu, hazırlayanı, onaylayanı veya süreç sahibi olduğunuz dokümanları listeler. Düzenlemek istediğiniz dokümanı seçiniz.
Sorumlu Seçiniz Dokümanın saklama sorumlusunu seçiniz.
Dosyada Saklama Süresi Kaydın dosyada saklama süresini yazınız.
Saklama Süre Birimi Dosyada Saklama süre birimini seçiniz. (Gün, ay, yıl)
Arşivde Saklanacak mı? Kaydın arşivde de saklanıp saklanmayacağını seçiniz.
Evet: Seçerseniz diğer alanlar çıkar.
Hayır: Seçerseniz herhangi bir alan çıkmaz. Kaydın arşivde saklanmayacağı anlamına gelir.
Arşiv Süresi Kaydın arşivde saklama süresini yazınız.
Saklama Süre Birimi Arşivde Saklama süre birimini seçiniz. (Gün, ay, yıl)
Gönder Kaydeder ve Yönetim Temsilcisinin onayına sunar.
Top