İyileştirme Yönetimi

by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

İyileştirme Yönetimi Tanımları Nelerdir?

ROLLER TANIM
DÖF Talep Eden Uygunsuzlukları ile ilgili düzeltici veya önleyici faaliyeti talep eden / haber veren kişidir.
DÖFİ Sorumlusu
(Süreç Sorumlusu)
Gelen düzeltici veya önleyici faaliyet taleplerini inceleyen, kök sebeplerini araştıran ve uygunsuzluğun giderilmesi için faaliyetleri planlayan kişidir.
Faaliyet Sorumlusu Uygunsuzlukların giderilmesi için gerekli faaliyetleri yerine getirmekle sorumlu kişidir.
Bilgilendirilen Oluşan uygunsuzluklar ile ilgili bilgilendirilen / haber verilen kişi/lerdir.
Yönetim Temsilcisi Düzeltici veya Önleyici Faaliyet taleplerini takip edip kapatan kişidir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni DÖF İsteği Oluşturma Nasıl Yapılır?

Düzeltici Önleyici Faaliyet (DÖF), yeni döf isteği oluşturma nasıl yapılır? Ayrıntılı bilgi ve görsel anlatım yazının devamında.

yeni-dof-istegi-nasil-olusturulur

Yeni Düzeltici veya Önleyici Faaliyet isteğinde bulunanların penceredir. DÖF türü, nedeni, ilgili süreci ve uygunsuzluğu yazarak varsa oluşan uygunsuzluk ile ilgili kanıtınızın dosyasını ekleyerek başlatabilirsiniz. Yeni DÖF isteği sonucunda ilgili süreç sahibine ve yönetim temsilcisine uyarı e-maili gider.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
DÖF Türü Düzeltici veya önleyici seçeneklerinden birini seçebilirsiniz.
DÖF Nedeni DÖF prosedürünüz gereği yazılımda belirtilmiş uygun bir nedeni seçebilirsiniz.
Kime (Süreç Sahibi) Uygunsuzluğun hangi süreç tarafından ele alınması gerektiğinin seçimi yapılır. DÖF isteği seçilen sürecin sahibinin sorumluluğundadır.
Uygunsuzluk Tanımı Uygunsuzluk ile ilgili açıklamanın yapıldığı alandır.
Bilgilendirilecek Kişiler Oluşturulan DÖF isteği ile ilgili bilgilendirilen kişilerdir.
Dosya Uygunsuzluk ile ilgili varsa kanıt olabilecek dokümanın ekleneceği yerdir.
Kaydet Yeni düzeltici önleyici faaliyet isteğini başlatır. Süreç Sahibine ve Yönetim temsilcisine otomatik bilgilendirme e-mailleri gönderilir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni DÖF’ün ve Kök Nedenin Belirlenmesi Nasıl Yapılır?

Yeni DÖF’ün ve Kök Nedenin Belirlenmesi Nasıl Yapılır?
yeni-dof-kok-neden-belirlenmesi
Yeni DÖF talebi DÖFİ Sorumlusunun hesabında ana sayfada İyileştirmeler ile ilgili işlem bekleyen faaliyetler altında “İşlem Bekleyen DÖF ‘ler” de görülür. İlgili DÖF isteğine basarak bu pencereye ulaşırız.

Bu pencerede DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) gelen talebi değerlendirir. İhtiyaç duyar ise uygunsuzluğa sebep olan Kök nedenleri buraya yazarak kaydeder.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Tarih DÖF İsteğinin oluşturulduğu tarihtir.
DÖF No Yazılım tarafından takip numarasıdır.
Kimden DÖF isteğinde bulunan kişidir.
Kime DÖFİ Sorumlusu / Süreç Sahibidir.
DÖF Türü DÖF türü
DÖF Nedeni DÖF nedeni
Bilgilendirilen Oluşturulan DÖF isteği hakkında bilgilendirilen kişilerdir.
Uygunsuzluk Tanımı DÖFİ başlatırken girilen uygunsuzluk tanımıdır.
Ekler Uygunsuzluk ile ilgili kanıt dokümanıdır. İndirilebilir ve görüntülenebilir.
Kök Nedenler Uygunsuzluğa sebep olan kök nedenlerin belirlenmesi’nden sonra kayıt altına alındığı alandır. Sadece DÖFİ Sorumlusu ve Yönetim Temsilcisi bu alana müdahale edebilir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

Yeni DÖF’te Faaliyetler Nasıl Planlanır?

Faaliyetler Nasıl Planlanır?

yeni-dof-faaliyet-planlamasi

DÖF Takip Listesinde ilgili DÖF’ ün içerisine girildiğinde de ulaşılabilir. Bir önceki bölümde KÖK nedenin belirlendiği bölümün altındadır.

Uygunsuzluğun giderilmesi için yapılması gereken faaliyetlerin oluşturulduğu bölümdür. Faaliyet, sorumlusu ve termin tarihi girilerek faaliyet sorumlusuna atama yapılır ve alt kısımda bulunan Yapılacak Faaliyetler Listesine eklenir. Faaliyet Durumu “Bekleme” olarak atanır. Durumu Kırmızı top ile simgelenir. Faaliyet sorumlusu otomatik e-mail ile bilgilendirilir.

Birden fazla faaliyet oluşturulabilir.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Faaliyetin Adı Faaliyetin yazıldığı yerdir.
Sorumlu Faaliyet sorumlusunun seçildiği yerdir.
Termin Tarihi Faaliyetin bitmesi gereken tarihin girildiği yerdir.
by Altasoft Altasoft Yorum yapılmamış

DÖF’e Atanan Faaliyetlerin İncelenmesi Nasıl Yapılır?

yeni-dof-faaliyetlerin-incelenmesi

yeni-dof-faaliyetlerin-incelenmesi-2Faaliyet Sorumlusu Anasayfadan veya ilgili DÖFİ’ nin içindeki Yapılacak Faaliyet Listesinden bu sayfaya ulaşabilir. Faaliyet sorumlusu, üzerine atanan faaliyeti inceler. İnceleme sonucunda faaliyet durumuna göre takipteki tabloya göre ilgili kişiler işlem yapabilir.

Faaliyet durumu ile ilgili durumlar ve DÖFİ deki durumlara etkisi:

Faaliyet Durumu DÖFİ Durumu
(Takip Listesinde)
Sonuç
Beklemede
(Kırmızı Top)
Beklemede
(Kırmızı Balon)
Faaliyet sorumlusunun Faaliyeti incelemeli ve sonuç olarak eğer faaliyet uygun ise Faaliyet Durumunu “İşlem Başlatıldı” olarak veya Faaliyett uygun değilse Faaliyet Durumunu “Değişiklik Talebi” olarak seçmeli ve notunu girerek güncellemeli.
Değişiklik Talebi
(Yanıp Sönen Kırmızı Top)
Beklemede
(Kırmızı Balon)
DÖFİ Sorumlusu değişiklik talebi ile ilgili gerekli düzenlemeyi yapmalı.
İşlem Başlatıldı
(Sarı Top)
(Yanıp Sönen Sarı Top: Termin tarihi geçtiğinde)
İşlem Başlatıldı
(Sarı Top)
(Yanıp Sönen Sarı Top: Termin tarihi geçtiğinde)
Faaliyet sorumlusu faaliyet ile ilgili işlem bitince “İşlem Tamamlandı” olarak güncelleme yapmalı. Eğer durumu güncellemeden Termin tarihi geçer ise Sarı Top yanıp sönmeye başlar.
İşlem Tamamlandı
(Yeşil Top)
İşlem Tamamlandı
(Yeşil Top)
Yönetim temsilcisi yapılan faaliyeti kontrol etmeli. Faaliyet/ler tamamlanmış ise DÖF’ ü kapatmalı. Aksi durumda Faaliyet durumunu “Beklemede” almalı.
ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Faaliyet Oluşturulan faaliyet bilgisidir. DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) ve Yönetim temsilcisi değişiklik yapabilir.
Sorumlular Faaliyet sorumlusudur. DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) ve Yönetim temsilcisi değişiklik yapabilir.
Termin Tarihi Faaliyetin tamamlanması için belirlenen termin tarihidir. DÖFİ Sorumlusu (Süreç Sahibi) ve Yönetim temsilcisi değişiklik yapabilir.
Durum Düzenle DÖFİ Sorumlusunun (Süreç Sahibi), Yönetim temsilcisinin ve Faaliyet Sorumlusunun seçim yaparak Faaliyetin durumunu değiştiren alandır.
Sorumlu Notu DÖFİ Sorumlusunun (Süreç Sahibi), Yönetim temsilcisinin ve Faaliyet Sorumlusunun faaliyet durumunda yapacağı güncelleme ile ilgili notun yazıldığı yerdir.
Güncelle Bu tuşa basarak yukarıda yapılan durum güncellemesi ve not aşağıdaki mesajlar alanında çıkar.
Mesajlar Kaydedilen durum güncellemeleri ve notlar ile DÖFİ Sorumlusunun (Süreç Sahibi), Yönetim temsilcisinin ve Faaliyet Sorumlusu aralarındaki iletişimlerini bu alandan sağlarlar.
Top