Dokümante Bilgi Yönetimi

Dokümante Bilgi Yönetimi

by Altasoft

Dokümante Bilgi Yönetimi

AltaSoft’un temel modülüdür. Yönetim Sistemlerinin gerektirdiği her türlü dokümanın hazırlanması ve kullanılması aşamalarında pratik çözümler sunar ve zaman tasarrufu sağlar.

• Kuruluşa özel doküman yapısı tanımlama
• Doküman gösterimi ve organizasyonu için esnek klasörleme yapısı oluşturma
• Sistem/Süreç/Departman bazında dokümanları ayırma
• Yeni doküman talebinde bulunma
• Doküman revizyon talebinde bulunma
• Doküman iptal talebinde bulunma, görüş isteme
• Klasör bazlı Talep Yöneticisi ataması yapabilme
• Yeni Doküman ve Revizyon taleplerinde birden fazla hazırlayana ve kontrol edene atayabilme/gönderebilme.
• Doküman talep geçmişini detaylı görebilme
• Yürürlükte olan dokümanları listeleme
• Kayıtlar listesi oluşturma
• Kalite Kayıtlarını da Klasörlerden takip edebilme
• Birden fazla doküman sistemi alanı oluşturma
• Bir dokümana ait ilgili dokümanları listeleme
• Doküman erişimini görev bazlı kısıtlama
• Her bir dokümana; doküman gizlilik kategorizasyonu ekleyebilme
• Okunan ve okunmayan dokümanları izleme
• Her bir doküman için doküman gözden geçirme süresi ve sorumluluğunu atayabilme
• Doküman şablonlarını oluşturma
• Doküman arama
• Doküman onay, kontrol, revizyon ve yayınlama aşamalarında kullanıcıları e-mail/SMS ile bilgilendirme
• Otomatik veya manuel doküman kodu oluşturabilme
• Otomatik Doküman kodlamasını 4 kategoriye kadar oluşturabilme
• Yazılım tarafından oluşturulan dokümanların ismini ve kodunu değiştirebilme
• Yazılım tarafından oluşturulan dokümanları PDF’e çevirebilme
• Dokümanların tümünü yedekleyebilme
• Doküman görüntüleme sayısını kısıtlayabilme

Ekran Görüntüleri

Doküman yönetimi modülü ALTASOFT yazılımının temel modülüdür.

Her bir kuruluşun kendine özel doküman yapısı bulunmaktadır. Altasoft yazılımı tüm kuruluşların yapılarına uyum gösterebilecek şekilde kurgulanmıştır. Sisteme dokümanlar eklenirken, görevlere göre yetkilendirmeler yapılabilmekte ve dokümanların sadece istenilen kullanıcılara dağıtımı sağlanabilmektedir. Kullanıcılar, ilgili dokümanı arattıklarında, dokümanın ön izlemesini sistem üzerinden yapabilmekte veya dokümanı indirip kendi bilgisayarlarına kaydedebilmektedir. Sistem üzerinden istenilen dokümanın Doküman bilgilerine ve doküman geçmişine ulaşılabilmekte, kullanıcıya tanınmış yetkiler dahilinde, Doküman revize edilmiş ise revizyondan önceki haline de erişilebilmektedir. Karışıklığın önüne geçilmesi adına diğer kullanıcılar eski revizyonları görememektedirler. Eğer dokümanlar birbirleri ile ilişkilendirilmiş ise, ilgili dokümanlar görüntülenebilmekte ve istenirse dokümanların sayfalarına kısa yolla erişilebilmektedir.

Yeni doküman talebi olduğunda, dokümanın iptal edilmesi veya revize edilmesi talep edildiğinde tüm talepler sistem üzerinden takip edilebilmektedir. Talepler, nedenleriyle birlikte sistem yöneticisine iletilmekte ve sistem yöneticisi bu aşamalarda karar verici kişileri yazılım üzerinden yönlendirmektedir. Sistem üzerinden yapılan her değişiklik, anlık olarak yürürlükte olan doküman listesini otomatik olarak revize etmekte, listenin PDFi sistemde yer almaktadır.

Yürürlükte olan doküman listesi AltaSoft tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Dokümanlar eklendikçe veya revize edildikçe liste otomatik olarak güncellenmekte ve listenin PDFi alınabilmektedir.

Kayıt niteliği taşıyan dokümanlar için kayıt listesi oluşturulabilmekte, bu liste AltaSoft üzerinden indirilebilmektedir. Dokümanlarınızın yönetimini ve takibini web tabanlı, sistematik hale getirmeye hazırsanız lütfen bize ulaşın…

Top