Kuruluşlar; yönetim sistemlerinde oluşturduğu dokümanlarını doküman yönetimi yazılımı kullanarak daha etkili yönetir ve iletişimi hızlandırırlar. Kuruluşlar müşteri beklentilerini karşılayan ürün ya da hizmetlerinin sürekliliğini dokümante bilgilerle sağlarlar. Dokümante bilgiler canlıdır ve sürekli değişime uğrarlar. Dokümante bilgileri güncel tutmak, bütünlüğünü korumak ve erişimini sağlamak oldukça ciddi ve emek yoğun bir iştir.
AltaSoft’un doküman yönetimi yazılımı modülü; kuruluşunuzun ve süreçlerinin yönetiminde ihtiyaç duyulan her türlü dokümanın hazırlanması, onaylanması, dağıtımı, kullanılması, revizyonu ve iptal edilmesi aşamalarında pratik çözümler sunar. Doküman yazdırma, imzalatma, fotokopi çekme, doküman arşivleme faaliyetlerini ortadan kaldırarak zaman ve para tasarrufu sağlar
Özellikler;
- Kuruluşa özel doküman yapısı
- Esnek klasör yapısı
- Sistem, süreç, departman bazında dokümanlar
- Yeni doküman, revizyon ve iptal taleplerini hızlı ve etkili yönetme
- Klasör bazında Talep Yöneticisi,
- Detaylı doküman talep geçmişi,
- Yürürlükte olan dokümanlar listesi
- Doküman arama
- Otomatik/manuel doküman kodlama
- Her formatta doküman yükleme
- Kayıtlar listesi,
- Kayıtlar klasörü,
- Okunan dokümanlar listesi,
- Doküman ilişkilendirme,
- Gizlilik seviyesi belirleme
- Periyodik doküman gözden geçirme
- Doküman şablonları
- Görüntüleme / indirme sayısını kısıtlama
- Sistem bazında ayrı yetkilendirme (isteğe bağlı)
- Görüş isteme
- Kullanıcı bazlı kısıtlama (görme ve indirme)
- e-posta ile bilgilendirme
- SMS ile bilgilendirme (isteğe bağlı)
- Kullanıcının bekleyen işlerinde görünme
- Raporlar (Kullanıcı performans raporu, Sistem performans raporu,
Süreç/Departman performans raporu)
Ekran Görüntüleri
Her bir kuruluşun kendine özgü doküman yapısı bulunur. Altasoft yazılımının bu modülü tüm kuruluşların yapılarına uyum gösterebilecek şekilde kurgulanmıştır.
Yazılıma dokümanlar eklenirken, kullanıcılara göre yetkilendirmeler yapılmakta ve ilgili dokümana sadece yetkilendirilen kullanıcılar erişebilmektedir.
Kullanıcılar, ilgili dokümanı arama yaptıklarında, yetkisi varsa, dokümanın ön izlemesini yazılım üzerinden yapabilmekte ve/veya dokümanı kendi bilgisayarına (PDF olarak) indirebilmektedir.
Kullanıcılar; istenilen dokümanın bilgilerine ve geçmişine ulaşılabilmekte ve yetkileri dahilinde, doküman revize edilmiş ise, eski revizyonlara erişilebilmektedir.
Eğer dokümanlar birbirleri ile ilişkilendirilmiş ise, ilgili dokümanlar görüntülenebilmekte ve istenirse dokümanların sayfalarına kısayol ile erişilebilmektedir.
Yeni doküman talebi, revizyon talebi ve iptal talebine ilişkin bütün faaliyetler (gözden geçirme, görüş alma, onaylama, yayınlama) yazılım üzerinden yürütülmektedir.
Talepler, nedenleriyle birlikte ilgili sistem yöneticisine iletilmektedir. Sistem yöneticisi bu aşamalarda karar verici kişileri yazılım üzerinden yönlendirmektedir. Sistem üzerinden yapılan her değişiklik, anlık olarak yürürlükte olan doküman listesini otomatik olarak revize etmektedir.
Yürürlükte olan doküman listesi AltaSoft tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Dokümanlar eklendikçe veya revize edildikçe liste otomatik olarak güncellenmekte ve listenin Excel’i indirilebilmektedir.