Doküman Yönetimi Modülü

Doküman Yönetimi Modülü

by Altasoft

Doküman Yönetimi Modülü

AltaSoft’un temel modülüdür. Yönetim Sistemlerinin gerektirdiği her türlü dokümanın hazırlanması ve kullanılması aşamalarında pratik çözümler sunar ve zaman tasarrufu sağlar.

– Kuruluşa özel doküman yapısı tanımlama
– Süreç bazında dokümanları ayırma
– Yeni doküman talebinde bulunma
– Doküman revizyon talebinde bulunma
– Doküman iptal talebinde bulunma, görüş isteme
– Yürürlükte olan dokümanları listeleme
– Kayıtlar listesi oluşturma
– Bir dokümana ait ilgili dokümanları listeleme
– Doküman erişimini kullanıcı bazlı kısıtlama
– Okunan ve okunmayan dokümanları izleme
– Doküman şablonlarını oluşturma, doküman arama
– Birden fazla doküman sistemi alanı oluşturma
– Kullanıcıları e-posta ile bilgilendirme
– Otomatik veya manuel doküman kodu oluşturma
– Yazılım tarafından oluşturulan dokümanların ismini ve kodunu değiştirebilme
– Yazılım tarafından oluşturulan dokümanları PDF’e çevirebilme
– Dokümanların tümünü yedekleyebilme

Ekran Görüntüleri

Doküman yönetimi modülü ALTASOFT yazılımının temel modülüdür.

Her bir kuruluşun kendine özel doküman yapısı bulunmaktadır. Altasoft yazılımı tüm kuruluşların yapılarına uyum gösterebilecek şekilde kurgulanmıştır. Sisteme dokümanlar eklenirken, görevlere göre yetkilendirmeler yapılabilmekte ve dokümanların sadece istenilen kullanıcılara dağıtımı sağlanabilmektedir. Kullanıcılar, ilgili dokümanı arattıklarında, dokümanın ön izlemesini sistem üzerinden yapabilmekte veya dokümanı indirip kendi bilgisayarlarına kaydedebilmektedir. Sistem üzerinden istenilen dokümanın Doküman bilgilerine ve doküman geçmişine ulaşılabilmekte, kullanıcıya tanınmış yetkiler dahilinde, Doküman revize edilmiş ise revizyondan önceki haline de erişilebilmektedir. Karışıklığın önüne geçilmesi adına diğer kullanıcılar eski revizyonları görememektedirler. Eğer dokümanlar birbirleri ile ilişkilendirilmiş ise, ilgili dokümanlar görüntülenebilmekte ve istenirse dokümanların sayfalarına kısa yolla erişilebilmektedir.

yeni doküman talebi olduğunda, dokümanın iptal edilmesi veya revize edilmesi talep edildiğinde tüm talepler sistem üzerinden takip edilebilmektedir. Talepler, nedenleriyle birlikte sistem yöneticisine iletilmekte ve sistem yöneticisi bu aşamalarda karar verici kişileri yazılım üzerinden yönlendirmektedir. Sistem üzerinden yapılan her değişiklik, anlık olarak yürürlükte olan doküman listesini otomatik olarak revize etmekte, listenin PDFi sistemde yer almaktadır.

Yürürlükte olan doküman listesi AltaSoft tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Dokümanlar eklendikçe veya revize edildikçe liste otomatik olarak güncellenmekte ve listenin PDFi alınabilmektedir.

Kayıt niteliği taşıyan dokümanlar için kayıt listesi oluşturulabilmekte, bu liste AltaSoft üzerinden indirilebilmektedir. Dokümanlarınızın yönetimini ve takibini web tabanlı, sistematik hale getirmeye hazırsanız lütfen bize ulaşın…

Top