Toplantı Yönetimi Modülü

Toplantı Yönetimi Modülü

by Altasoft

Toplantı Yönetimi Modülü

Bu modül ile, kuruluş içindeki her türlü toplantının organizasyonu yapılabilir. Toplantı tutanakları ve kararlar kayıt altına alınır, alınan kararların uygulanması için sorumlular atanabilir ve takibi yapılabilir. Bu modülde toplantı yönetimi haricinde, kuruluş içi duyuruları da yapılabilir.

– Toplantı türlerini belirleme
– Toplantı gündemlerini belirleme
– Toplantı sıklıklarını belirleme
– Toplantı katılımcılarını belirleme
– Toplantı kararlarını kaydetme
– Toplantı kararlarına yönelik aksiyonları, sorumluları ve terminleri belirleme
– Toplantı kararlarını takip etme
– Rutin toplantı tanımlayabilme
– Katılımcılardan toplantı için onay alabilme
– Katılımcılara Outlook takvim eklentisi gönderebilme
– Kuruluş içerisinde duyurular yapabilme,
– Duyuruları görüntüleyenleri listeleyebilme.

Ekran Görüntüleri

Toplantı modülüyle birlikte kuruluşta gerçekleştirilen toplantılar sistematik bir şekilde yönetilebilmektedir.

Sürekli olarak gerçekleştirilen toplantılar rutin toplantı olarak tanımlanabilmektedir. Toplantı planlarken yer, zaman, süre, toplantı konusu ve gündem bilgileri sisteme tanımlanmaktadır. Toplantıyı gündem kapsamında yönetmesi için bir toplantı başkanı ve görüşme detaylarını sisteme yazması için de bir raportör seçilmekte ve toplantı katılımcılarının da seçimi yapılarak toplantı planlanmaktadır. Toplantı kaydedildikten sonra katılımcılara toplantıyla ilgili bildirim gönderilmektedir. Toplantı planlanırken, katılımcılardan uygunluk durumuna göre onay istenerek katılımcıların yanıtlarına göre toplantıyı başlatma veya ertelenme kararı alınabilmekte veya direk toplantı kaydı gerçekleştirilebilmektedir. Toplantı süresince raportör ilgili ekrandan toplantıda konuşulanlara göre gündemin ve kararların girişini ya da güncellemesini yapabilmektedir. Karar eklendiği anda sorumlu kişiye bildirim gider, sorumlu kişi kararla ilgili notlarını ekleyebilmektedir. Toplantı esnasında, olası bir ara verme veya ertelenme durumunda raportör tarihi güncelleyebilmekte ve toplantı katılımcıları bilgilendirilmektedir.

Toplantı yönetimi modülü ile planlanan, gerçekleşen ve tamamlanan tüm toplantılara ulaşılabilmekte ve içerikleri, alınan kararlar ve kararların sonuçları incelenebilmektedir.

Duyuru seçeneği de toplantı modülünün bir diğer özelliğidir. Şirket içi duyurular AltaSoft üzerinden yapabilmekte ve istenilen kullanıcılar ile bu duyurular paylaşılabilmektedir. İçeriği yazılmış ve tarih aralığını belirlenmiş duyurunun içerisine gerek duyulduğunda dosya da eklenebilmektedir. Bu duyurular kullanıcıların ana ekranında belirlenen duyuru tarih aralığında görüntülenmektedir. Duyuru seçeneği kuruluşun iç iletişimini arttırmak için tasarlanmıştır. Toplantılarınızın yönetimini ve takibini web tabanlı, sistematik hale getirmeye hazırsanız lütfen bize ulaşın…

Top