Yeni Dokümanı Yayınlama İşlemi Nasıl Yapılır?

by Altasoft

Yeni Dokümanı Yayınlama İşlemi Nasıl Yapılır?

by Altasoft

by Altasoft

yeni-dokumani-yayinlama
Yeni doküman talebi işlemlerinin son sayfasıdır. Bu sayfada doküman bilgilerini oluşturup yürürlüğe alınır. Dokümanın;
– Türü
– Süreci,
– Kodu,
– Hazırlayanı,
– Kontrol edeni,
– Onaylayanı,
– Yürürlük tarihi,
– Kimlere dağıtılacağı,
– Kimin sorumluluğunda olduğu,
– Kimler indirebilecek,
– Kimler yazdırabilecek,
– Ne tür anahtar kelimeler ile aramalarda çıkabileceği,
bilgileri girilir/düzenlenir.
Bu aşamada eğer yönetim temsilcisi durumu değiştirmezse dağıtımı yapılan kişilere yazılım tarafından otomatik bilgilendirme e-maili gönderilmektedir.
Yazılım Doküman türü ve ilgili sürecine göre otomatik Doküman kodu oluşturmaktadır. Doküman kodu oluşturulması sırasında lütfen öncelikle Doküman Türünü seçiniz daha sonra süreci seçiniz. Bu seçimleri sıra ile yaparsanız yazılım size otomatik kodu ekranda gösterecektir.
Bu aşamada daha önce sisteme talep eden/yönetim temsilcisi yüklenmiş dokümanı yürürlüğe sokar. İsterseniz yürürlüğe koyulacak dokümanı değiştirebilirsiniz.

ALAN ADI AÇIKLAMALAR
Doküman Türü Dokümanın ait olduğu türü seçebilirsiniz.
Süreç Seçiniz Dokümanın ait olduğu süreci seçebilirsiniz.
Doküman Kodu Dokümanın yazılım üzerindeki kodudur.

DİKKAT: Doküman kodu yukarıdaki Doküman türü ve Süreç alanlarına bağlı olarak oluşur. Lütfen bu alanları sıra ile seçiniz.

Doküman Adı Dokümanın adıdır. Değiştirebilirsiniz.
Onaylı Dosya Yeni doküman talebi süreci içerisinde onaylanmış dokümandır. Eğer bir sonraki alanda yeni bir doküman eklemezseniz bu doküman yürürlüğe girer.
Yeni Dosya Onaylanmış dosya yerine, düzenlenmiş kodu verilmiş dokümanı buradan ekleyebilirsiniz. Bu kısma ekleme yaparsanız, ekleme yaptığınız doküman yürürlüğe girecektir.
Yürürlük Tarihi Dokümanın yürürlüğe girdiği gündür. İlerki bir tarih seçerseniz, seçtiğiniz tarih itibariyle dokümana ulaşabilirsiniz.
Dağıtım Dokümanı görebilecek/ulaşabileceği kişilerin seçildiği alandır. Dağıtım Görev bazında yapılmaktadır. O göreve sahip kişi/kişiler dokümana ulaşabilmektedirler.
Hazırlayan Yeni doküman talep eden kişi otomatik çıkar. Doküman Kontrol prosedürünüze göre değişiklik yapabilirsiniz.
Kontrol Eden Onaylayan tarafından Kontrole gönderilen kişi burada çıkar.
Onaylayan Yeni doküman talebi sürecinde talebi Onaylayan kişi otomatik olarak çıkar ve değiştirilemez.
Sorumlular Dokümanının asıl sahibi/leridir.
İndirebilme yetkisi Dağıtımı yapılacak kişilerden bu dokümanı indirebilme yetkisinin verildiği yerdir.
Yazdırabilme yetkisi Dağıtımı yapılacak kişilerden bu dokümanı yazdırabilme yetkisinin verildiği yerdir.
Anahtar Kelime Yazılım içerisinde doküman araması yapıldığında çıkmasını istediğiniz kelimeleri arasına virgül koyarak yazabilirsiniz.
İşlemlerimde görünsün “Evet” seçerseniz Dağıtımı yapılan kişilerde anasayfada Yürürlüğe giren dokümanlar sekmesinde görünecektir.
E-posta gönderilsin “Evet” seçerseniz dağıtımı yapılan kişilere e-mail ile otomatik yürürlüğe giren doküman uyarı yapılacaktır.
Kaydet & Yürürlüğe girsin Girilen bilgileri kaydeder ve dokümanı yürürlüğe alır.
Top